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公文处理办法
2016年10月03日 学校办公室  审核人:   (浏览次数:)

(2006 年1 月1 日实施生效。2009 年9 月1 日第一次修订案实施生效。2014 年12 月15 日第二次修订案实施生效。2016 年9 月20 日第三次修订案实施生效。)
第一章 总 则
第一条 为进一步推动我校公文处理工作的科学化、制度化、规范化,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14 号),结合我校实际,制定本办法。
第二条 本办法适用于学校及各二级单位的公文处理工作。各二级单位涵盖各党总支,各党政管理、群团、教学、科研、教辅、附属单位。学委员会等校级议事、协调、决策组织机构的公文处理参照本办法执行。公文包括纸质公文和电子公文两种。
第三条 学校公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布规章制度,导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。以学校名义印发的公文包括以学校党委、学校行政名义印发的公文。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 党委办公室、校长办公室主管学校的公文处理工作,对各二级单位的公文处理进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第七条 我校公文种类主要有:
(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(七)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级单位的询问。
(八)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
(九)批复。适用于答复下级单位请示事项。
(十)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、公文属性、页码等组成。
(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。以学校党委、行政名义印发的上行文与下行文使用“中共肇庆医学高等专科学校委员会文件”、“肇庆医学高等专科学校文件”的红色公文首页。各二级单位不得使用加“文件”二字的红色公文首页。以学校党委、行政名义印发的平行文,分别使用“中共肇庆医学高等专科学校委员会”、“肇庆医学高等专科学校”的信函式红色公文首页。各二级单位均可使用印有单位全称的信函式红色公文首页。
(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。以学校党委名义印发的公文,由党委办公室负责统一编号管理。以学校行政名义印发的公文,由校长办公室负责统一编号管理。
(六)签发人。请示、报告等上行文应当标注签发人姓名。
(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。
(八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称,并按照规范排序。
(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。
(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时,先编排主办单位署名,其余发文单位署名依次编排。
(十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。
(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。联合发文时,应在对应发文单位署名上用章。
(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示等上行文,需要受理单位答复的平行文,以及需要接受咨询、回复的下行文应将联系人、联系方式作为附注。
(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称,并按照规范排序。
(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
(十八)公开属性。分为主动公开、依申请公开、不予公开三类。
(十九)页码。公文页数顺序号。附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》(2012 年6 月29日发布)国家标准执行。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。严格控制公文数量。凡属以下情况的,不再制发公文:现行公文
仍然适用的;就某项工作已作出安排部署,有关部门已明确任务的(确有必要发文的除外);对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的;某项工作的政策已经明确,执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法,只作一般性号召或者重申已有规定、要求的;各单位的常规性、事务性、临时性工作通过电话、传真、邮件等其他手段可以办理的。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的上级单位。
第十四条 向上级单位行文,应当遵循以下规则:
(一)原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不得抄送下级单位。
(二)下级单位的请示事项,如需以本单位名义向上级单位请示,应当由本单位提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级部门。
(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(四)除了上级单位负责人直接交办事项外,原则上不以学校名义向上级单位负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级单位报送
公文。除校领导直接交办的事项外,原则上不以校内各单位名义向校领导个人报送公文、不以本单位负责人名义向学校报送公文。
(五)属于职能部门职权范围内的具体事项,应当直接报送相关职能部门处理,不必向学校请示。各职能部门对职权范围内的事情,
要认真研究,尽职尽责地解决,不得推诿、拖延。确需学校解决的问题,职能部门要事先提出具体意见。
(六)受双重领导的单位向上级单位行文,必要时抄送另一个上级单位。
第十五条 向下级单位行文,应当遵循以下规则:
(一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级部门。
(二)以学校名义印发的公文,涉及多个单位职权范围内的事务,相关单位之间应协商一致后方可行文;单位之间未协商一致的,不得擅自行文。
(三)上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。
第十六条 以学校名义印发的公文,可根据工作需要及相关性原则下发普发性公文或特定范围公文。学校党委普发性公文,主送单位统称为:各党总支、各党政管理、群团、教学、科研、教辅、附属单位。学校行政系统普发性公文,主送单位统称为:各党政管理、群团、教学、科研、教辅、附属单位。特定范围公文,可直接罗列具体主送单位;使用“各有关单位”的,应罗列主送单位全称、规范化简称或同类型单位统称,置于公文版记处。
第十七条 不相隶属单位之间行文,应遵循以下原则:
(一)一般只有一个主送单位,必要时抄送相关单位。
(二)一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文,不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。
(三)各二级单位(各党总支、各党政管理、群团、教学、科研、教辅、附属单位)相互间可以函的形式商洽工作,询问和答复问题,审批事项。
(四)各党总支、各党政管理、群团、教辅、附属单位在各自职权范围内,可向校内相关单位行平行文,文种可为通知、通报、函、纪要等,不应使用决定、决议、批复等下行文。规范性公文、政策性公文、涉及重要决策或重要事项的公文须以学校名义行文,不得以二级单位名义行文。
第十八条 除党委办公室、校长办公室外,校内其他单位原则上不得对校外单位正式行文。
第十九条 学校党委、行政必要时可以联合行文。校内同级单位必要时可以联合行文,但应明确主办单位。
第五章 公文拟制
第二十条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十一条 公文起草应当遵循以下原则:
(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
(三)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
(四)文种正确,格式规范,内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。
第二十二条 公文草拟单位应注意以下事项:
(一)以学校名义印发的公文、报送学校的请示或报告,由党委办公室、校长办公室办理。
(二)规范性公文,特别是涉及师生权利义务的,要遵循公开、民主的程序,在校内公开征求意见、充分讨论,重大问题要采取听证方式听取意见,并以适当方式反馈意见采纳情况,保证师生的意见得到充分表达,合理诉求和合法利益得到充分体现。规范性公文,经党委会议、校长办公会议审定之前,应提交办公室法制科进行合法性审查。
(三)公文内容涉及公共利益、师生权益或敏感事项的,应当进行风险评估。重要政策性公文在提交学校审批时需附起草说明,内容包括办文理由、会签及征求意见情况、核心内容、下一步工作及宣传考虑等。
(四)经党委会议、校长办公会议审定的公文,应在正文中注明审批程序和时间。上级单位或校外单位要求我校报送的公文需在发文稿纸的备注栏注明报送要求。
(五)拟制紧急公文,应体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。“特急”件应提前1 个工作日、“加急”件应提前2 个工作日送达党委办公室、校长办公室。
(六)公文涉及其他二级单位职权范围内的事项,起草单位应当主动与有关单位协商,取得一致意见并办理会签,达成一致后再提交学校发文。
(七)公文起草应使用规范格式。
(八)公文应当由熟悉业务的人员负责起草。涉及重要事项的公文、规范性公文、政策性公文应当由单位负责人亲自起草或者主持起草。
(九)涉密公文的草拟,必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理,并按有关要求采取保密措施。
第二十三条 党委办公室、校长办公室对各单位报送的公文应当及时审核、报批。符合第二十五条规定的普通公文审核期限一般不超过3 个工作日,加急公文一般不超过1 个工作日,特急公文应当立即审核。
第二十四条 经审核不宜发文的公文文稿,党委办公室、校长办公室退回起草单位并说明理由。符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。
第二十五条 以学校名义印发的公文,由主要校领导签发。以校内各单位名义印发的公文,由分管校领导签发。
第二十六条 签发人签发公文,应当明确签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署单位的主要负责人会签。
第二十七条 各二级单位拟请学校领导出席活动并讲话的,须将
讲话稿代拟稿提交党委办公室、校长办公室审核。
第六章 公文办理
第二十八条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十九条 收文办理主要程序是:
(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。
(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
(三)初审。拟以学校名义印发的公文、呈报学校的请示或报告提交党委办公室、校长办公室进行初审。初审的重点:是否应当由本学校办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,由党委办公室、校长办公室提出意见后,及时退回来文单位并说明理由。
(四)承办。由上级单位或其他校外单位发送学校的公文,由党委办公室、校长办公室负责人根据公文内容和分管原则批报学校领导批示或者转有关二级单位办理。需要两个以上单位办理的,学校领导应当指明主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时处理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
(五)传阅。根据领导批示和工作需要,党委办公室、校长办公室应将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
第三部分 行政管理规章制度
(六)催办。党委办公室、校长办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
第三十条 发文办理主要程序是:
(一)复核。已签批的公文,党委办公室、校长办公室印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。
(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。学校提倡无纸化办公,原则上不印制普发性纸质公文。
(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第三十一条 公文办理应注意如下事项:
(一)拟以学校名义印发的公文、呈报学校的请示或报告,统一由党委办公室、校长办公室流转与呈送校领导。
(二)拟以学校名义印发的公文、呈报学校的请示或报告,如需多位校领导阅批,党委办公室、校长办公室应根据相关性原则将同一文件先后呈送校领导,严禁一文同时呈送。
(三)所有公文须按学校信息公开有关规定确定公开属性,除涉密公文或者有特殊要求外,应当主动公开。
第三十二条 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。
第七章 公文管理
第三十三条 学校公文由党委办公室、校长办公室统一管理。各二级单位应当建立健全公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。
第三十四条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;不宜公开的公文,不得违规转发、传输和发布。
第三十五条 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。
第三十六条 公文的撤销和废止,由学校根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。
第三十七条 涉密公文应当按照学校保密室的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十八条 单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案管理部门。工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文照有关规定移交、清退。
第三十九条 新设立的单位应当向党委办公室、校长办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,单位合并或者撤销时,相应进行调整。
第八章 附 则
第四十条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。
第四十一条 本办法自公布之日起施行。

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